I servizi disponibili per sfruttare il sistema MACHINA nel modo migliore
Analisi preliminare della situazione in azienda
L'avvio del sistema MACHINA può essere gestito facilmente da ogni responsabile della manutenzione ed in pochi mesi il programma può produrre i primi risultati attesi.
Le condizioni per un avvio con successo sono semplici quanto chiare:
- avere identificato chiaramente gli obiettivi dell’azienda,
- aver definito le priorità di intervento,
- aver deciso la codifica dei beni,
- aver definito la politica di manutenzione da applicare ai beni.
In alcune situazioni però la decisione di installare un sistema di gestione della manutenzione non è stata preceduta da una buona formalizzazione delle procedure, ed in particolare non è stata decisa la politica della manutenzione in azienda.
Le conseguenze sono una parziale definizione degli impianti da gestire, l'assenza di indicatori da analizzare, una definizione approssimativa dei piani di manutenzione.
Queste circostanze non favoriscono un avvio breve e completo come la direzione si attende.
Studio ARCHIMEDE offre quindi supporto di consulenza iniziale, che prevede una giornata preliminare di analisi della situazione in azienda, per formalizzare gli obiettivi, raccogliere gli elementi disponibili prima dell’installazione, discutere la politica manutentiva da implementare nel sistema, analizzare gli obiettivi ed i report che la direzione desidera ottenere.
Consulenza per un migliore avvio del sistema
MACHINA è un ottimo programma per gestire la manutenzione e consente di ottenere ogni tipo di analisi utile per attuare un vero e proprio controllo di gestione.
Lo strumento da solo non può però risolvere tutti i problemi di manutenzione in azienda.
E' necessario che l'azienda abbia già identificato gli obiettivi da conseguire e definito le priorità di intervento.
La definizione degli obiettivi può essere semplice o più complessa e richiedere una analisi che potrebbe non essere stata condotta in precedenza.
Studio ARCHIMEDE può essere di supporto in questa fase di analisi, fornendo un servizio di consulenza specifico per giungere a definire quali sono gli obiettivi raggiungibili, quale potrebbe essere l'organizzazione della manutenzione più opportuna per conseguirli, delineando le fasi di avvio del sistema e mettendo in evidenza i compiti di ogni responsabile di funzione e gli impegni di ciascuno.
Questa consulenza può aiutare la vostra azienda a:
- definire gli obiettivi ed i tempi previsti per raggiungerli;
- definire l'architettura del sistema software ed hardware di supporto;
- definire l'organizzazione ottimale dei beni, impianti dell’azienda, valutando le varie opzioni a disposizione: multiazienda, multistabilimento o aree, definire i reparti e le eventuali linee, individuando la codifica ottimale degli impianti in funzione degli obiettivi posti dalla direzione;
- la politica di manutenzione da applicare ai beni, valutando l'opportunità di inserire la manutenzione di tipo TPM;
- chiarire come gestire il magazzino ricambi ed eventuali collegamenti con il sistema informativo gestionale.
Agli incontri di analisi è opportuno che intervengano tutti i responsabili di funzione in grado di fornire apporti e prendere decisioni su questo argomento.
Con MACHINA acquisirete un sistema che trasferirà alla vostra azienda l'esperienza di Studio ARCHIMEDE maturata in sedici anni di intensa attività in quest'area, nel corso dei quali sono state affrontate e risolte tutte le problematiche per una gestione ottimale della manutenzione.
Studio ARCHIMEDE offre anche una attività di formazione utenti sugli argomenti della manutenzione impianti, che sarà tenuta presso la sede dell’azienda. Sarà a cura del cliente mettere a disposizione un locale e un adeguato numero di PC per svolgere questa attività nel modo migliore.
Elenchiamo alcuni argomenti che possono essere trattati:
- Richiesta iniziale di informazioni per avviare il programma di gestione manutenzione;
- Recupero di dati disponibili in azienda su vari archivi;
- Impegno dei tecnici nella fase di avvio e quindi nella gestione ordinaria;
- La definizione dei piani di manutenzione;
- La impostazione della manutenzione di tipo TPM;
- Aspetti relativi alla Sicurezza: rischi, schede di sicurezza;
- Possibilità di ottenere report sugli interventi effettuati;
- Possibilità di inoltrare richieste di intervento dai reparti produttivi;
- La gestione delle commesse;
- La gestione del magazzino, degli ordini a fornitori.
Recupero dei dati esistenti
Un fattore che aiuta molto nella fase di avvio del sistema è sicuramente il recupero dei dati disponibili in azienda: codifiche reparti, codifiche delle macchine, i piani i manutenzione, i ricambi, i centri di costo, la storia delle macchine, i fornitori, ed altri dati che il Cliente ritenga utile recuperare, Studio ARCHIMEDE offre la possibilità di importarli nel programma MACHINA.
Possono essere recuperati dati archiviati su personal computer in file Excel o Access, come pure se disponibili su server NT, UNIX o IBM /AS400.
Questa attività è stata già effettuata molte volte con buoni risultati.
Questa attività non prevede alcun intervento tecnico presso la sede del cliente.
Il recupero di queste informazioni presenta vari vantaggi:
- l'addestramento risulta più semplice perché gli utenti trovano i dati delle loro macchine già inseriti nel sistema e l'utilizzo iniziale viene agevolato.
- la durata della fase di avvio si riduce sensibilmente, perché i dati di tutti gli archivi più importanti sono disponibili fin dal primo giorno.
- risparmio di tempo operatore per inserire i dati iniziali, aspetto non secondario se gli utenti non dispongono di molto tempo per questa attività.
- maggiore esattezza nell’inserimento dei dati.
- gli utenti identificano fin dai primi momenti MACHINA come uno strumento utile, perché lo possono utilizzare in modo completo da subito, trovando i dati delle loro macchine già inseriti nel sistema.
- la direzione può ottenere subito i primi report dal sistema.
- si possono confrontare i dati inseriti degli interventi con i precedenti esercizi.
Installazione del software
Sette giorni prima dell’installazione Studio ARCHIMEDE invierà all’azienda un documento con le specifiche di allestimento dei PC e della rete locale, per semplificare e velocizzare la fase di installazione di MACHINA.
Sono disponibili procedure scritte molto chiare e complete di supporto ai vostri tecnici.
L'installazione del software può essere fatta in pochi minuti dai vostri tecnici informatici o da personale con un minimo di competenza informatica.
Il Servizio di Assistenza di Studio ARCHIMEDE è disponibile per eventuali informazioni su specifiche tecniche.
Corsi di formazione utenti
Le fasi di addestramento utenti e di avvio del sistema sono molto importanti per la riuscita del progetto.
Queste fasi prevedono l'interazione con i tecnici dell’azienda e in questo contesto Studio ARCHIMEDE offre la propria grande esperienza maturata in oltre sedici anni di attività, addestrando utenti di aziende di ogni settore e dimensione.
La grande professionalità e competenza e la profonda conoscenza del sistema ci consentono di presentare sempre agli utenti le migliori soluzioni possibili per l'azienda.
Poiché MACHINA è stato realizzato ponendo fra gli obiettivi di progetto una fase di addestramento utenti breve, e che poiché non richiede conoscenze informatiche agli operatori, l'attività di addestramento utenti è normalmente effettuata in due incontri di sei ore.
Questo breve tempo è il frutto di un'attenta analisi delle funzioni richieste ad un programma di manutenzione, ed è una caratteristica molto apprezzata, perché i manutentori sono una risorsa preziosa e non possono essere impegnati in altre attività a lungo.
Prima della formazione utenti viene inviato un documento con la scaletta delle attività previste, per consentire al responsabile del progetto di pianificare le presenze dei vari utenti interessati.
Considerate che in azienda i possibili utenti di MACHINA possono essere diversi:
- il responsabile dei servizi di manutenzione
- i tecnici manutentori
- il responsabile della sicurezza
- il responsabile della qualità
- il responsabile del magazzino
- il responsabile dell’ufficio acquisti
- il responsabile del controllo di gestione
- la direzione
Per garantire un rapido avvio del sistema in qualche mese, potete programmare un ulteriore incontro di una giornata ad un mese dall’installazione per assicurare agli utenti il supporto per spiegazioni e consulenza, al fine di porre "sotto controllo" questi utenti nei primi mesi di avvio del sistema, i più critici del progetto.
Questo tipo di supporto può prevedere un ulteriore incontro a tre mesi dal precedente per analizzare le situazioni più complesse e risolvere i casi più difficili.
Assistenza software
L'assistenza software sui programmi installati è un qualificante completamento del servizio ai Clienti, e qualifica tanto il fornitore che il prodotto.
Il contratto di assistenza garantisce il supporto telefonico di un tecnico qualificato per rispondere ai dubbi e fornire tutte le informazioni sul programma. Il servizio è attivo nel seguente orario: 9-12 14-17 dal lunedì al venerdì, festività escluse.
Le richieste inoltrate via email sono evase entro 8 ore dall’inizio della giornata lavorativa.
Il servizio assicura inoltre la fornitura gratuita degli aggiornamenti che la società rilascerà per migliorare funzioni esistenti o implementarne nuove di interesse generale.
Gli aggiornamenti semestrali includono i miglioramenti più importanti:
- Nuove funzioni e richieste di modifiche basate su richieste degli utenti
- Aggregazione di patch rilasciate precedentemente di livello inferiore
- Correzioni critiche rilasciate o migliorie apportate>
Gli aggiornamenti mensili sono rilasciati per fornire le correzioni per le anomalie segnalate dagli utenti:
- Correzione di problemi (note oss)
Altri aggiornamenti includono:
- Correzioni urgenti richieste da un cliente
Il contratto di assistenza software si intende rinnovabile tacitamente di anno in anno.
Il Cliente ha facoltà di rescindere dallo stesso inviando comunicazione scritta tre mesi prima della scadenza dello stesso.
Assitenza tramite Internet
Il servizio di assistenza offerto dalla nostra società comprende l'invio via e-mail delle comunicazioni dei rilasci di nuove versioni del programma.
Ogni nota inviata conterrà una elenco delle nuove funzioni e delle caratteristiche modificate.
L'amministratore del sistema potrà collegarsi in ogni momento all’area riservata ai clienti del nostro sito, digitare nome e password per scaricare gli aggiornamenti disponibili, in massima autonomia.
Quindi procederà all’aggiornamento del programma.
Sono disponibili procedure molto chiare e dettagliate a supporto di tutte le attività che l'amministratore di sistema dovrà effettuare per la manutenzione del programma MACHINA.
Sempre via e-mail gli utenti del programma potranno inviare al Servizio Assistenza di Studio ARCHIMEDE, utilizzando un'apposita funzione già prevista da MACHINA, tutte le richieste di informazioni o altro per avere dei chiarimenti sull'utilizzo del sistema.
E' disponibile anche un servizio FTP per la trasmissione di file di grandi dimensioni con i clienti.
Teleassistenza
Il servizio di teleassistenza permette ai nostri tecnici di intervenire direttamente sul sistema informativo del cliente per verifiche di vario tipo e modifiche sui parametri del programma.
Questa tipo di assistenza deve essere richiesto inviando una email a teleassistenza@studioarchimede.it, e sarà addebitato mensilmente il tempo lavorato.
Integrazione con altri sistemi Informativi
Il sistema MACHINA è anche facilmente collegabile a tutti i sistemi informativi aziendali, inclusi i più noti ERP come SAP, JDE, BAAN, utilizzando alcuni file di scambio dati, già previsti dal nostro sistema, in formato ASCII fisso.
Questa soluzione che utilizza alcuni file di scambio presenta il grande vantaggio di un'estrema economicità ed indipendenza dai diversi software applicativi con i quali deve interagire, e consente una messa a punto in un tempo minimo.
Queste connessioni sono già previste dal programma MACHINA.
Prevede lo scambio dati con vari moduli dei sistemi gestionali, relativamente ai cespiti, al magazzino ricambi, anagrafiche ricambi, richieste di acquisto, centri di costo.
E' previsto lo scambio dati anche con sistemi di controllo di processo, utile per gestire piani di manutenzione a contatore.
Queste connessioni sono già predisposte e sono attivabili in un tempo minimo.
Un programma di gestione della manutenzione potrebbe essere definito "dipartimentale", perché è usato da utenti dell’area manutenzione.
Questo programma d'altra parte si inserisce in un'azienda che ha una propria organizzazione, con procedure e responsabilità ben definite.
Alcune aziende hanno un'organizzazione del lavoro che le fa optare per una concezione "dipartimentale" della manutenzione, altre la concepiscono fin dall’inizio come "integrata".
MACHINA si adatta facilmente e semplicemente a queste due concezioni organizzative.
Sviluppo nuove procedure specifiche
Richieste di personalizzazioni e nuove funzioni saranno valutate immediatamente. Sarà effettuata con gli utenti un'accurata analisi delle modifiche richieste, e sarà inviato il preventivo di spesa.