In una struttura sanitaria devono poter essere gestiti vari tipi di intervento, ognuno dei quali ha un proprio iter tecnico ed amministrativo.
Indichiamo di seguito alcune possibili gestioni di vari tipi di intervento, con un accenno alle gestioni:
- Interventi con utilizzo di ditte esterne
- Intervento con impiego di solo tecnici interni
- Interventi eseguiti fuori orario da tecnici interni (reperibilità)
- Interventi eseguiti per contratti di manutenzione (ad es. Ascensori)
- Interventi eseguiti per attività di adeguamento indicazioni fornite dagli organi di ispezione su attrezzature (ad es. Ascensori)
- Interventi eseguiti per grandi appalti – commesse
Interventi con utilizzo di ditte esterne
| T0 | GUASTO | Utente telefona al numero verde |
| T1 | NUMERO VERDE SEGNALA A RM | NUMERO VERDE manda sms al responsabile della manutenzione (RM) |
| T2 | INSERIMENTO RICHIESTA INTERVENTO IN MACHINA | RM inserisce in MACHINA, utilizzando la funzione INTERVENTI la richiesta di intervento per guasto o per miglioramento o per preventiva straordinaria o altro tipo. |
| T3 | VIENE FATTO IL PREVENTIVO DEI COSTI | RM può inserire in INTERVENTI, nel quadro PREVENTIVO i costi presunti per il lavoro da fare |
| T4 | INVIO RICHIESTA PREVENTIVI ALLE DITTE | RM può inserire in INTERVENTI, nel quadro PREVENTIVO le ditte a cui inviare la richiesta di preventivo per il lavoro. |
| T5 | ESAME DEI PREVENTIVI RICEVUTI E ASSEGNAZIONE | RM inserisce in INTERVENTI, nel quadro PREVENTIVO i costi del lavoro desunti dal preventivo della ditta a cui affidare il lavoro e ne attesta la congruità dei prezzi. IL DIRETTORE DEL SERVIZIO (DS), TRAMITE L'ADDETTO CONFERMA ORDINE DI ESECUZIONE. IL programma consente questa funzione ai soli utenti abilitati con password. |
A questo punto l'intervento è in attesa di essere effettuato dai tecnici della ditta incaricata. Se l'intervento è da imputare ad una delibera, ordini diretti con lettera (per importi < Euro 7500, lettere d'ordine) il RM o il DS sceglie in INTERVENTI, nella sezione PREVENTIVO una delibera a cui imputare la spesa.
Se l'intervento è da imputare ad un cottimo il RM o il DS sceglie in INTERVENTI, nella sezione PREVENTIVO il codice del cottimo cui imputarlo. Il totale degli importi degli interventi sul cottimo non deve superare l'importo lavori, definito nel primo rigo delle voci del cottimo. Se l'importo dell’intervento eccede l'importo disponibile per il cottimo appare un messaggio di blocco per mancanza fondi.
Come già detto, quando un utente riceverà una fattura su un intervento riferito ad un cottimo, nella maschera INTERVENTI, sezione INSERIMENTO FATTURE SU COTTIMI, per maggior sicurezza è stato inserito un controllo che consente l'addebito importi alle sole voci esistenti per il cottimo utilizzato. L'intervento viene quindi effettuato dai tecnici della ditta incaricata.
| T6 | LAVORO EFFETTUATO | Il tecnico della ditta rilascia il proprio rapportino di lavoro al RM |
| T7 | CHIUSURA INTERVENTO | RM inserisce in MACHINA tutti i dati del lavoro effettuato per chiuderlo, con data ed ora di inizio e fine lavoro E DIGITA ATTESTAZIONE DI REGOLARE ESECUZIONE E' prevista una apposita voce di attestazione CHIUSURA DEL LAVORO attivabile da soli utenti abilitati con password. |
| T8 | ATTESA FATTURA | L'utente VERIFICA LA SUSSISTENZA DI TUTTI GLI ELEMENTI E PREDISPONE LA LIQUIDAZIONE DELLA FATTURA (quando arriverà) |
| T9 | ARRIVO FATTURA | IN RAGIONERIA CHE LA REGISTRA E LA GIRA all’UFFICIOTECNICO |
| T10 | IL DIRETTORE DEL SERVIZIO AUTORIZZA LA TRASMISSIONE DELLA LIQUIDAZIONE FATTURA IN RAGIONERIA (ad es. ASCOTWEB).La fattura ritorna quindi in Ragioneria. |
Solo gli utenti RM, DS o altri con apposita autorizzazione ad attestare la corretta esecuzione dell’intervento. E' disponibile il campo "Esito della verifica" ed il valore SUPERATO può essere inserito solo dagli utenti autorizzati, protetti da password.
Intervento con impiego di solo tecnici interni
| T0 | GUASTO | LA PROCEDURA DI SEGNALAZIONE E' UGUALE AL CASO PRECEDENTE |
| T1 | VALUTAZIONE DELLA RICHIESTA INTERVENTO | IL RM AFFIDA IL LAVORO A SQUADRA INTERNA |
| T2 | LAVORO EFFETTUATO | Il tecnico interno fa il lavoro e su un rapportino intervento (modulo di MACHINA disponibile) si scrive alcuni appunti di ciò che ha fatto e dei ricambi usati. |
| T3 | CHIUSURA INTERVENTO | Il tecnico interno fa il lavoro e su un rapportino intervento (modulo di MACHINA disponibile) si scrive alcuni appunti di ciò che ha fatto e dei ricambi usati. |
Interventi eseguiti fuori orario da tecnici interni
| T0 | GUASTO | LA PROCEDURA DI SEGNALAZIONE E' UGUALE AL CASO PRECEDENTE |
| T1 | CENTRALINO AVVISO TECNICO REPERIBILE | Telefonicamente da NUMERO VERDE al centralino e da questi al funzionario reperibile |
| T2 | VALUTAZIONE DELLA RICHIESTA INTERVENTO | Il funzionario reperibile valuta e affida a tecnici interni reperibili |
| T3 | LAVORO EFFETTUATO | Il tecnico interno fa il lavoro e su un rapportino intervento (modulo di MACHINA disponibile) si scrive alcuni appunti di ciò che ha fatto e dei ricambi usati. |
| T4 | CHIUSURA INTERVENTO | Il RM inserisce in MACHINA tutti i dati del lavoro effettuato per chiuderlo, con data ed ora di inizio e fine lavoro. |
Interventi di manutenzione preventiva eseguiti per contratti di manutenzione (ad es. Ascensori)
Questi interventi sono creati dal programma quando l'utente chiude i relativi ordini di lavoro (generati da MACHINA quando si è associato un piano di manutenzione ai beni, a partire da una certa data).
Il piano di manutenzione (ad es. sugli ascensori) viene programmato sui beni dopo la firma di un contratto di manutenzione con la ditta. La firma del contratto è un atto amministrativo.
La programmazione della manutenzione è una procedura tecnica. Un ordine di lavoro riporta numero, data, codice bene, riferimento al piano, ditta incaricata del lavoro, e deve essere firmato dal tecnico che ha effettuato il lavoro e consegnato al Responsabile della manutenzione per essere inserito nel programma MACHINA.
| T0 | RM CONSEGNA L'ODL AL TECNICO DELLA DITTA | Il Responsabile della Manutenzione consegna al tecnico della ditta esterna l'ordine di lavoro (ODL) da fare, con l'indicazione dei rischi e della scheda di sicurezza per il lavoro da fare. |
| T1 | INTERVENTO DI MANUTENZIONE PREVENTIVA - ODL | A lavoro concluso il tecnico e firma l'ordine di lavoro e lo consegna al RM. |
| T2 | CHIUSURA INTERVENTO | Il RM inserisce in MACHINA l'ordine di lavoro chiuso e viene creato automaticamente l'intervento che registra questo odl evaso. Se ci sono delle annotazioni sull'odl, ricambi o ore diverse dallo standard il RM deve valutare se modificare l'intervento sopra creato o crearne uno nuovo per maggior precisione di inserimento dati (creazione di una richiesta di intervento di preventiva straordinaria) |
Gli interventi di manutenzione programmata, sono seguiti singolarmente o raggruppati da fatture che sono registrate in ragioneria e poi trasmesse all’ufficio tecnico.
In UFF.TEC. l'utente inserirà la fattura specifica in INTERVENTI, nella sezione IMPORTI FATTURE SU VOCI CONTRATTO, inserendo gli importi alle voci disponibili per quel contratto.
Interventi eseguiti per attività di adeguamento alle indicazioni fornite dagli organi di ispezione su attrezzature
Un piano di manutenzione di ispezione (ad es. sugli ascensori ogni due anni) programmato sui beni dopo la firma di un contratto di manutenzione con la ditta (ad es. Schindler) genera gli ordini di lavoro di ispezione.
Quando la Ditta incaricata dei controlli (Organismo Notificato) esegue un ordine di lavoro lo rende firmato al Direttore del Servizio che lo smista al Responsabile della manutenzione per essere inserito nel programma MACHINA.
Se il tecnico esterno ravvisa delle indicazioni di adeguamento sull'attrezzatura deve essere aperta una richiesta di intervento per manutenzione correttiva, ad esempio del tipo adeguamento norme di sicurezza od altro, su indicazioni del responsabile della manutenzione.
In questo caso vale quanto già indicato per il punto 4.1 Caso con utilizzo ditte esterne.
Quando questo intervento sarà stato effettuato dai tecnici della ditta incaricata verrà inviato all’Organismo Notificato che ha richiesto l'adeguamento copia del rapportino di intervento per verifica ed attestazione di lavoro eseguito in maniera conforme alla prescrizione.
| T6 | LAVORO EFFETTUATO | Il tecnico della ditta rilascia il proprio rapportino di lavoro al RM |
| T7 | CHIUSURA INTERVENTO | Il RM inserisce in MACHINA tutti i dati del lavoro effettuato per chiuderlo, con data ed ora di inizio e fine lavoro. |
| T8 | INVIO COPIA RAPPORTINO DI INTERVENTO AD ENTE | Il Direttore del Servizio Invia all’ente che ha richiesto l'adeguamento copia del rapportino di intervento per documentazione avvenuto lavoro. |
| T9 | ATTESA ATTESTAZIONE DA ENTE DI PRESA VISIONE | Si attende quindi che l'ente che ha richiesto l'adeguamento invii un attestato di lavoro eseguito in maniera conforme alla prescrizione, questo documento verrà archiviato in pdf con riferimento a questo intervento. In caso di fermo macchina disposto in precedenza, il Direttore del Servizio disporrà la re immissione in esercizio dell’impianto CON COMPILAZIONE CAMPO PREVIA PASSWORD |
Solo gli utenti RM, DS o altri con apposita autorizzazione ad attestare la re immissione in esercizio dell’impianto.
E' disponibile il campo "Stato dell’Intervento" ed il valore IMPIANTO IN ESERCIZIO può essere inserito solo dagli utenti autorizzati, protetti da password.
Interventi eseguiti per grandi appalti – commesse
Nella maschera INTERVENTI il programma presenta una sezione INSERIMENTO FATTURE SU VOCI COMMESSA per consentire all’utenti di inserire, ad ogni ricezione di SAL - fatturazione, documento associato ad un intervento, la fattura ricevuta e digitare gli importi riferiti alle varie voci della commessa.
In UFF.TEC. l'utente inserirà la fattura specifica in INTERVENTI, nella sezione IMPORTI FATTURE SU VOCI COMMESSA. inserendo gli importi alle voci disponibili per quella commessa.
Il programma propone automaticamente le righe delle voci della commessa per il bene interessato e l'utente dovrà solo inserire i valori della fattura per le varie voci.
Il programma detrae quindi gli importi di fattura inseriti per ogni voce dalla corrispondente voce di dettaglio della commessa utilizzata.