Per ogni delibera è visualizzato l'importo impegnato, ordinato, fatturato, da fatturare. Analisi sulle delibere: nuovo report con cottimi, lettere d'ordine, contratti raggruppati per delibera, con totale per delibera.
Ci sono due tipi di interventi che sono addebitati alle delibere:
- quelli per importi minori del limite per l'emissione di incarichi con lettere d'ordine (ad esempio: 7.500,00 Euro);
- quelli per importi maggiori che richiedono una gara.
Esempio di inserimento di un intervento con lettera d'ordine:
Inserita la richiesta di intervento, utilizzando la maschera INTERVENTI, sezione MOTIVO, l'utente va alla sezione PREVENTIVO, inserisce un importo di ricambi e/o manodopera come valore preventivato, quindi sceglie a quale delibera addebitare l'intervento.
Con un click sul combo "Delibera N°" appare la scelta delle delibere con i vari importi, si selezionando una riga e col tasto Invio si conferma la scelta.
Un controllo impedisce all’utente di selezionare anche un cottimo e viceversa.
Solo gli utenti abilitati a questa specifica funzione, con autorizzazione protetta da password, potranno quindi selezionare la ditta che dovrà fare il lavoro.
L'utente seleziona la ditta a cui inviare la lettera d'ordine, selezionandola con il combo del campo "Assegnato alla ditta".
Scelta la ditta, col pulsante DOCUMENTI l'utente sceglie il tipo di documento col quale dare l'incarico del lavoro: in questo caso LETTERA D'ORDINE.
Confermando la scelta e premendo ESEGUI il programma elabora la lettera d'ordine per la ditta scelta, producendo un documento Word.
L'utente può stamparlo, salvarlo in una cartella come l'avesse creato lui stesso.
Il programma inserisce automaticamente la registrazione dell’invio del documento alla ditta.
L'iter si conclude con la chiusura dell’intervento (* argomento presentato in seguito) e l'inserimento della fattura quando arriverà.
In seguito all’arrivo di una o più fatture su un intervento riferito ad una delibera, conferito ad una ditta con lettera d'ordine, l'utente le inserirà nella maschera INTERVENTI, sezione INSERIMENTO FATTURE PER LETTERE D'ORDINE.
Ricordiamo che per un intervento evaso la sezione PREVENTIVO è in "SOLA LETTURA" perché l'intervento è già stato chiuso e quindi l'utente non dovrebbe andare a modificare i valori inseriti.
Se per qualche ragione il preventivo deve essere modificato, l'intervento deve essere riaperto e ciò si ottiene cancellando la data ed ora di fine lavoro.
Un intervento con lettera d'ordine scarichi dalle delibere solo l'importo parziale intervento, somma dei costi di manodopera e ricambi.
Ovviamente l'importo finale scaricato dalla delibera sarà il totale parziale, mentre sarà riaccreditato il valore totale preventivo: in questo modo saranno gestite le eventuali differenze di importi rilevati fra la fase di preventivo e la fattura della ditta arrivata ad intervento chiuso.
In questo modo l'eventuale costo di fermo macchina per l'intervento non sarà scaricato nei cottimi e delibere (LETTERE D'ORDINE), ma sarà sommato al totale parziale come costo negli interventi per ottenere il vero costo degli interventi effettuati.
Esempio di inserimento di un intervento con importi maggiori, che richiedono la gara:
Inserita la richiesta di intervento, utilizzando la maschera INTERVENTI, sezione MOTIVO, l'utente va alla sezione PREVENTIVO, inserisce un importo di ricambi e/o manodopera come valore preventivato.
Quindi sceglie a quale delibera addebitare l'intervento, con un click sul combo "Delibera N°" appare la scelta delle delibere con i vari importi, si selezionando una riga e col tasto Invio si conferma la scelta.
Solo gli utenti abilitati a questa specifica funzione, con autorizzazione protetta da password, potranno quindi inserire le ditte a cui inviare la richiesta di offerta.
L'utente deve poi selezionare il modello di lettera col quale inviare la richiesta alle ditte.
Questi modelli di documenti si trovano nella cartella \MODELLI e sono modificabili dall’utente.
Premendo il pulsante INVIA RICHIESTA viene visualizzata la funzione SELEZIONA RICHIESTA PREVENTIVO INTERVENTO.
Con un click sul combo l'utente sceglie il modello di documento col quale inviare la richiesta alle ditte.
Selezionato il modello di documento appropriato il programma crea tanti documenti in Word quante sono le ditte interessate, e l'utente può stamparli, salvarli in una cartella come li avesse creati lui manualmente.
Qui ne mostriamo solo uno dei due che ha creato in questo esempio.
Il programma di gestione della manutenzione MACHINA inserisce quindi automaticamente una nota dell’invio dei documento alle ditte.
Ricevute le offerte dalle ditte il DS o RM valutano le offerte, decidono la congruità dei prezzi e decidono a quale ditta affidare il lavoro.
Inseriscono quindi in INTERVENTI nel quadro PREVENTIVO i costi dell’offerta desunti dal preventivo della ditta scelta, nell’esempio la ditta SCARNATI.
L'utente autorizzato conferma l'ordine di esecuzione lavori, procedura disponibile ai soli utenti autorizzati e protetta da password.
L'utente emette la lettera d'ordine alla ditta utilizzando la funzione DOCUMENTI: vi sono vari modelli di lettera predisposti.
Con un click sul combo l'utente sceglie il modello di documento col quale inviare la richiesta alle ditte. il programma crea un documento in Word. L'utente può stamparlo, archiviarlo.
Il programma di gestione della manutenzione MACHINA inserisce quindi automaticamente la registrazione dell’invio del documento di incarico alla ditta.
