Dato che le fatture a fronte di interventi effettuati dalle ditte sono trattate inizialmente dalla procedura di contabilità, ad es. ASCOTWEB di INSIEL.
Sia AscotWeb che il programma di gestione della manutenzione MACHINA trattano lo stesso iter procedurale, da due punti di vista diversi.
Consiste in:
- (UT) Acquisire una richiesta d'intervento;
- (UT) Formulare l'ordine di intervento ad una ditta, precisiamo che si tratta della emissione della lettera d'incarico alla ditta di effettuare l'intervento;
- (UT) Controllare l'evasione intervento;
- (UT) Chiudere l'intervento;
- (RAG) Ricevere la fattura;
- (RAG) Registrare la fattura in contabilità;
- (RAG) Inviare la fattura all’ufficio tecnico, documento cartaceo oggi;
- (UT) Esaminare la fattura per congruità;
- (UT) Autorizzare il pagamento;
- (RAG) Disporre il pagamento.
Il sistema amministrativo contabile AscotWeb prevede una stretta connessione tra l'iter degli approvvigionamenti (ordine a fornitore, consegna) e la contabilità. Ogni evento, a partire dall’ordine a fornitore, provoca immediatamente una scrittura in contabilità generale ed in contabilità analitica.
nell’iter amministrativo contabile di AscotWeb la richiesta di intervento è facoltativa.
Ma se è utilizzata, semplifica la registrazione dell’ordine a fornitore.
Va tenuto presente che i collegamenti con ASCOTWEB riguardano solo interventi effettuati da ditte esterne.